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title: 整合外部動作
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description: Integrate external actions to trigger Salesforce Flow workflows from Tableau dashboards.
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# 整合外部動作

**附註：**Tableau 中的外部動作依賴 Salesforce 流程提供的功能。該功能將選取的資料傳送到在個別的 Salesforce 基礎架構上執行的 Salesforce 流程。使用 Salesforce 流程 和其他 Salesforce 產品和服務需遵守您與 Salesforce 的合約。

在查看並了解 Tableau 中的資料後，下一步是什麼？通常，在資料深入解析中採取動作涉及對一個應用程式向另一個應用程式的樞紐分析，通常會復制和貼上資料並在此過程中丟失內容。憑藉 Tableau 外部動作 功能，您可以直接從 Tableau 儀表板，借助自動化後續步驟 Salesforce 流程 建立資料驅動工作流程並與之互動。

## 關於 Salesforce 流程

如果您不熟悉 [Salesforce Flow](https://help.salesforce.com/s/articleView?language=zh_TW&id=sf.flow_concepts.htm&type=5) ，它是一種無代碼工具，可提供省時的流程自動化。流程是 Salesforce 流程 的元件，可以在您的 Salesforce 組織中收集資料並執行動作。[Salesforce Flow 中有幾種可用的流程類型](https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.flow_concepts_type.htm&type=5)，但是 Tableau中的 外部動作 工作流程僅與自動啟動的流程相容。

**附註：**要了解有關流程的更多資訊，請在 Trailhead 查看[使用 Flow Builder 構建流程](https://trailhead.salesforce.com/en/content/learn/trails/build-flows-with-flow-builder)。

## 外部動作 如何工作

![附帶已選中標記的儀表板和處於可用狀態的工作流按鈕，箭頭指示將資料傳輸到 Salesforce Flow](/tableau/next/zh-tw/pro/desktop/zh-tw/Img/workflow_overview_callouts.png)

在 Tableau 儀表板上為視覺效果設定 外部動作 工作流程時，自訂按鈕會以不可用（灰色）狀態顯示在相應視覺效果上。在視覺效果 (1) 中選取相關標記後，該按鈕變為可用。然後，按一下該按鈕 (2) 後，會將選取的標記中的資料直接傳送至在 [Salesforce Flow](https://help.salesforce.com/s/articleView?language=zh_TW&id=sf.flow_concepts.htm&type=5) (3) 中構建和設定的流程。

作為 外部動作 工作流程的作者，您要決定：

- 將資料傳送至哪個流程
- 資料來自哪個儀表板
- 觸發工作流程的儀表板按鈕文本和外觀

**附註：**可以在儀表板中新增多個 外部動作 工作流程，但每個相應的流程必須部署在同一 Salesforce 組織。

## 使用 外部動作 工作流程的方法

有無數方法可使用 外部動作 工作流程以自動化組織中的現有流程。例如，會計團隊成員可以使用同一儀表板直接從他們用來追縱未付訂單並傳送客戶發票的工作流程可節省的工作量。或者，也許您正在尋找簡化支持團隊案例管理的方法。支援團隊成員可以直接從他們用來追縱案例的儀表板升級案例的工作流程，可以節省大量時間。外部動作工作流程有助於讓使用者保持在工作流程中，並使您的組織能夠從提高的效率中受益。

要建立 外部動作 工作流程，關鍵是要建立一個橋接，將 Tableau 中任意類型的資料來源與 Salesforce 中的流程連線。您的資料來源不需要連線到 Salesforce 資料庫，因為工作流程本身會建立該連線。當有多個群組使用不同的資料來源來完成同一過程的不同步驟時，這尤其實用。

例如，考慮客戶在電子商務網站下訂單時所涉及的不同團隊和工具。電子商務銷售代表可能使用 Salesforce 追蹤銷售，而供應鏈主管使用供應鏈管理工具從整體產品庫存中扣除購買的物品。幫助客戶解決收到產品時出現的任何問題的支援團隊可能會登入 Salesforce 或在 Tableau 儀表板中進行分析。有了 外部動作 工作流程，您可以連線來自每個團隊的所有資料，以簡化流程，甚至自動化一些現有步驟。

## 外部動作 工作流程作者的最佳作法

**重要提示：**儀表板作者使用 外部動作 將儀表板資料與內建流程連線的功能 Salesforce 流程 應與建立流程的 Salesforce 管理員和架構人員密切協作。

內建流程 Salesforce 流程 是複雜的業務自動化程式。儘管您的組織可以從這些自動化中受益匪淺，但在部署使用流程的 外部動作 工作流程之前，了解流程如何運作是很重要的。請務必[在 Trailhead 上完成 Salesforce Flow 培訓](#https://trailhead.salesforce.com/content/learn/modules/business_process_automation)並複習[流程文件](https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.flow.htm&type=5)。在您的設計中考慮[流程最佳作法](https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.flow_prep_bestpractices.htm&type=5&language=en_US)，並謹記[流程限制和注意事項](https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.flow_considerations.htm&type=5)。

**注意：**Salesforce Flow 中有幾種可用的[流程類型](https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.flow_concepts_type.htm&type=5)，但是「外部動作」工作流程僅與自動啟動的流程相容。

外部動作 必須仔細實作工作流程，以符合內建 Salesforce 流程 中的流程的架構約束。流程很強大，但它們也可能資源密集而複雜。需要考慮潛在的授權、執行限制和並行問題，以及必須評估和測試的資料庫讀/寫限制。

還有與流程相關的重要安全性考量。具有管理流程權限的使用者可以檢視和變更相應 Salesforce 組織中的所有資料和資源。具有執行流程權限的使用者幾乎可以在 Salesforce 組織中執行任何活動流程。要讓存取權限僅限於需要它的使用者（例如儀表板作者和工作流程使用者），Salesforce 管理員可以為流程啟用覆寫預設行為設定。有關詳情，請參閱[流程安全性如何運作？](https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.flow_distribute_security.htm&type=5)

正在建立 外部動作 工作流程的儀表板作者應在實作工作流程之前與他們的 Salesforce 管理員溝通，以防止出現不需要的結果。

## 建立工作流程

建立 外部動作 工作流程之前，儀表板作者應與他們的 Salesforce 管理員協作，以查找或建立滿足其需求的流程。例如，您的目標可能是幫助客戶團隊直接從未付款訂單儀表板傳送發票。要實現此目標，就需要一個可以在儀表板檢索客戶聯繫資訊與訂單詳細資訊並填寫發票的流程。

在決定使用哪個流程之後，下一步是確定儀表板以將其連線。您的使用者很可能已經在與可以正常工作的現有儀表板進行互動。但如有必要，您可以[建立新的儀表板](https://help.tableau.com/current/pro/desktop/zh-tw/dashboards_create.htm)。

知道了正確的流程和正確的儀表板，是時候考慮儀表板中的資料類型與流程的必需輸入欄位（稱為變數）的相容性了。例如，您的未付款訂單儀表板必須包含一個可視化項，其中包含為客戶傳送發票所需之相關訂單全部詳細資訊。這些詳細資訊包括訂單日期、客戶姓名和聯繫資訊、項目描述和金額、以及到期付款金額等資訊。

您的儀表板包含所有必需的元件後，新增「工作流程」物件：

1. 在 Tableau 工作簿中，開啟現有儀表板或[建立新的儀表板](https://help.tableau.com/current/pro/desktop/zh-tw/dashboards_create.htm)。
2. 從「儀表板」窗格的「物件」區段，將「工作流程」拖曳到儀表板中的視覺效果。  
    ![「儀表板」窗格的「物件」區段，突出顯示「工作流程」物件和一個向右箭頭，指示將物件拖曳到儀表板 ](/tableau/next/zh-tw/pro/desktop/zh-tw/Img/workflow_object_arrow_spotlight_sm.png)
3. 出現提示時，輸入與流程關聯的 Salesforce 組織登入認證。  
    
    **注意：**當使用者存取設定工作流程的儀表板時，他們必須輸入他們的 Salesforce 認證。如果檢視儀表板時他們的 Salesforce 認證過期，系統會提示重新進行身份驗證。
4. 按一下「設定工作流程」。
5. 在「新增工作流程」對話方塊中，按流程名稱或流程作者搜尋流程。
6. 選取一個流程檢視其詳細資訊，包括它需要來自視覺效果的所需輸入（Salesforce 變數）。按一下「返回」選取不同的流程，或按一下「下一步」繼續。
7. 從「選取工作表」下拉式清單中，選取工作表（工作表、儀表板或故事），其中包含您的使用者將選取並傳送到流程的標記。  
    
    **注意：**請務必選取帶有您要對應到流程所需輸入的編碼欄位標記的工作表。例如，如果想對應流程中的 `forecast_revenue` 變數至 Tableau 中的 `SUM(Sales)` 欄位，您必須選取帶有用 `Sum(Sales)` 欄位編碼標記的工作表。
8. 按一下「下一步」。
9. 對於每個流程所需的輸入（Salesforce變數），從您在「選取工作表」步驟中選取的 Tableau 工作表中選取適當的欄位。  
    
    **注意：**對於每個輸入，Salesforce 變樹的資料類型和 Tableau 欄位必須相符。
10. 按一下「下一步」。
11. 設定使用者要點擊以觸發 外部動作 工作流程的按鈕外觀。指定按鈕標題、背景色彩和框線色彩。檢查預覽以確認按鈕的外觀。

**附註：**請記住，使用者需要從您在「選取工作表」步驟中選擇的視覺效果中選取標記。選取標記前該按鈕不可用。考慮在儀表板中新增指導文字，以便使用者確切了解要與之互動的可視化以及按一下按鈕時會發生什麼。

13. 按一下「完成」以在儀表板中新增工作流程和相應的按鈕。

## 使用工作流程

要以工作流程使用者身份開始，請開啟儀表板作者已在其中新增工作流程的儀表板。如果顯示工作流程按鈕，則可以確認工作流程可用。儀表板作者自訂按鈕的名稱和格式，並且應該清楚地標明按一下它時觸發的動作（例如「傳送資料」或「更新記錄」）。從儀表板中的視覺效果中選取相關標記，然後按一下按鈕啟動工作流程。

![GIF 顯示在 Tableau 儀表板中選取標記，然後按一下工作流按鈕，並以「成功」消息結束](/tableau/next/zh-tw/pro/desktop/zh-tw/Img/workflow_dash_button_success.gif)

按一下工作流程按鈕觸發資料傳輸，所選標記決定會傳送什麼資料。因此，在選取標記前該按鈕不可用（灰色）。如果選取標記後但該按鈕仍然不可用，請確認已在工作流的有效視覺效果上選取了 標記。如果不確定哪些視覺效果有效，請諮詢儀表板作者。

根據其設定，某些工作流程可能是長時間執行的操作，不會立即完成。如果無法確定所選工作流程是否按預期工作，請向儀表板作者或您的 Salesforce 管理員確認。

## 對工作流程進行疑難排解

有關協助解決「外部動作」工作流程問題，請參閱以下疑難排解指南。

### 存取問題

- **對於使用 Tableau Desktop 的儀表板作者：**如果「工作流程」物件未出現在「儀表板」窗格的「物件」區段中，請確認您已登入到 Tableau Server 或 Tableau Cloud 站台。如果您未登入，您將無法存取「工作流程」擴充功能。
- **對於儀表板作者：**如果「工作流程」物件未出現在「儀表板」窗格的「物件」區段中，請與您的 Tableau 管理員聯繫以確保該擴充功能已開啟。
- **對於所有使用者：**
    - 如果 Salesforce 管理員尚未建立連線的應用程式，外部動作 功能將無法運作。請 Salesforce 管理員在 Salesforce 中為 Tableau Server [建立連線的應用程序式](https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.connected_app_create.htm&type=5)。
    - 如果您無法按一下儀表板上顯示的工作流程按鈕，請確認您已在工作流程的有效視覺效果上選取標記。如果不確定哪些視覺效果有效，請諮詢儀表板作者。

### 驗證問題

- **對於 Tableau Cloud 或 Tableau Server 使用者：**請重新整理瀏覽器中的儀表板。
- **對於所有使用者：**請確認您已登入到 Salesforce 組織，且 外部動作 工作流程已新增。如有必要，請諮詢您的儀表板作者以確認正確的 Salesforce 組織。

### 錯誤訊息

| 錯誤訊息 | 詮釋與解決 |
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| 此站台上的工作流程已關閉。有關詳情，請與 Tableau 管理員聯絡。 | 您的 Tableau 管理員已為站台關閉工作流程儀表板擴充功能，因此無法使用。請聯繫 Tableau 管理員，討論開啟對擴充功能的存取權限。 |
| Tableau Reader 不支援工作流程 | 工作流程儀表板擴充功能和 外部動作 功能只能用於將資料傳送到使用[Tableau Cloud](https://www.tableau.com/zh-tw/products/cloud-bi)、[Tableau Desktop](https://www.tableau.com/zh-tw/products/desktop) 或 [Tableau Server](https://www.tableau.com/zh-tw/products/server) 版本 2022.3 及更高版本的流程。 |
| 流程包含一或多種不受支援的資料類型。傳回以選取不同的流程，或聯繫 Salesforce 流程 管理員以從該流程中刪除不支援的資料類型。 | 所選流程需要的資料類型輸入在 Tableau 儀表板中不可用，或者與 外部動作 工作流程不相容。如果存在合適的替代方案，請選取不同的流程，或與 Salesforce 管理員聯繫以了解後續步驟。 |
| 輸入欄位的對應中存在一或多種資料類型不相符。 | 對應到輸入變數欄位的一或多個儀表板值的資料類型不相同。  
  
例如，流程可能需要數值變數來表示「收入」，但儀表板中的對應值是文字字串。根據您的情況，您有兩個選項可以解決此問題。您可以[變更資料類型](https://help.tableau.com/current/pro/desktop/zh-tw/datafields_typesandroles_datatypes.htm)，將 Tableau 中的「收入」欄位從文字字串變更為數值。或者，編輯工作流程設定以對應來自具有數值資料類型的儀表板的不同欄位。 |
| 無法提交資料到 Salesforce 流程。 | 外部動作 工作流程嘗試將資料從儀表板傳送到流程時發生未知錯誤。請聯繫儀表板作者進行疑難排解。 |
| 發生錯誤：<exception code> .請聯絡 Salesforce 流程 管理員。 | [流程採訪](https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.flow_interviews.htm&type=5)（流程執行的執行個體）失敗。與 Salesforce 管理員共用例外狀況代碼，以便他們可以找到相應的[錯誤電子郵件](https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.flow_troubleshoot_email.htm&type=5)並依此進行疑難排解。 |
| 工作流程失敗。請聯絡 Salesforce 流程 管理員。 | 來自儀表板中所選標記的資料已傳送到流程，但將該資料轉換為流程時出現問題。請聯繫 Salesforce 管理員進行疑難排解。 |
| 無法將資料提交到流程。請聯繫工作流程作者。 | 儀表板中選取標記的資料未傳送到流程。請聯繫儀表板作者進行疑難排解。 |

### 流程問題

- 某些流程非同步執行，因此您可能不會立即知道屬於 外部動作 工作流程的某個流程是否成功執行。有時，流程可能會失敗並復原變更，而不會立即提供詳細的回饋。但流程失敗時，會傳送詳細錯誤電子郵件給工作流程使用者、儀表板作者和 Salesforce 管理員。工作流程使用者在收到流程[錯誤電子郵件](https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.flow_troubleshoot_email.htm&type=5)時，應聯繫他們的儀表板作者。儀表板作者和 Salesforce 管理員可以一起疑難排解並解決錯誤。有關流程疑難排解的詳情，請參閱[流程疑難排解](https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.flow_troubleshoot.htm&type=5)。

### 授權問題

- **對於儀表板作者：**在 Tableau 這邊，將工作流程新增到儀表板不需要特殊權限（只要 外部動作 已為該站台啟用）。在 Salesforce 這邊，您需要將[「管理流程」權限](https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.retail_task_admin_permission_flow.htm&type=5)新增到 Salesforce 設定檔。
- **對於工作流程使用者：**在 Tableau 這邊，任何可以用工作流程存取儀表板的使用者都可以執行它。在 Salesforce 這邊，您需要將[「執行流程」權限](https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.retail_task_admin_permission_flow.htm&type=5)新增到 Salesforce 設定檔。

## 開啟或關閉外部動作

在 Tableau 2022.3 及更高版本中，預設啟用 外部動作 功能。有關 Tableau 管理員如何設定組織範圍內對 Tableau 外部動作 存取權限的詳細資訊，請參閱[設定外部動作工作流程整合](https://help.tableau.com/current/server/zh-tw/external_actions_admin.htm)。